Para o seu uso descrito (orçamentos, fórmulas, gráficos, abrir .xlsx), há três opções gratuitas sólidas. Escolha conforme onde você gosta de trabalhar:
1. Google Planilhas (navegador, gratuito). A resposta padrão para uso moderado. Abre e exporta .xlsx sem problemas, salva automaticamente, compartilha sem complicação e funciona em qualquer lugar. Onde deixa a desejar: arquivos muito grandes (dezenas de milhares de linhas ficam lentos) e alguma compatibilidade com fórmulas avançadas e macros do Excel. Para orçamentos e listas, você nunca vai notar.
2. LibreOffice Calc (desktop, gratuito, código aberto). A coisa mais próxima de “Excel, mas gratuito no meu computador”. Lida melhor com arquivos grandes do que o Google Planilhas, funciona totalmente offline e abre bem arquivos .xlsx (formatação condicional complexa e macros VBA são os pontos fracos). Sem conta, sem nuvem, sem pegadinhas. Se você pensa “só quero um programa no meu PC”, é essa opção.
3. Excel para a web (gratuito, com conta Microsoft). A versão gratuita do Excel de verdade, que a Microsoft não divulga com alarde. Fórmulas reais do Excel e fidelidade total ao .xlsx, menos os recursos exclusivos do desktop (macros pesadas e alguns complementos). Se os arquivos que as pessoas enviam são nativos do Excel e a formatação importa, essa opção supera discretamente as duas anteriores.
Honestidade sobre compatibilidade: planilhas simples funcionam perfeitamente nas três. Os problemas aparecem com macros (VBA), casos específicos de tabelas dinâmicas e formatações elaboradas. Se o seu trabalho depende disso, o Excel para a web gratuito é a opção mais segura.
Também existe: OnlyOffice (desktop gratuito, com a melhor fidelidade visual de .xlsx entre as opções abertas). Vale conhecer se a renderização do LibreOffice de um arquivo compartilhado parecer estranha.
Minha recomendação padrão para o seu caso: Google Planilhas para documentos que você atualiza com frequência, mais o LibreOffice instalado para trabalho offline e arquivos grandes. Os dois custam zero, e você fica coberto para qualquer .xlsx que chegar na sua caixa de entrada.
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