スキャンしたPDFで「添付ファイルが大きすぎます」(メールの上限10〜25 MB)というエラーに何度も遭遇しています。無料の圧縮サイトは使えるのですが、広告だらけで、1日の利用回数にも上限があります。それに、顧客の書類をああいったサイトにアップロードするのも気が進みません。2026年に無料でPDFを縮小する一番いい方法は何でしょうか？できればオフラインで行いたいです。
まずはオフラインで(アップロード不要、上限なし):
- macOS: PDFを「プレビュー」で開き、「ファイル」→「書き出す」→「Quartzフィルタ」→ ファイルサイズを縮小 の順に選びます。標準機能で、すぐに終わります。ただしデフォルトのフィルタは圧縮が強すぎて画質がぼやけることがあります。画質が大事なら「カスタムQuartzフィルタ」のチュートリアルを一度検索してみてください。設定に5分ほどかかりますが、もっと良いフィルタが作れます。
- Windows: 昔ながらの方法は、印刷 → Microsoft Print to PDF で画質を下げることです。ただ、本命のツールは PDFgear か PDF24 Creator です。どちらも無料のデスクトップアプリで、ちゃんとした圧縮設定があり、透かしも入らず、完全にオフラインで動きます。PDF24は広告がなく、オフィスでもよく使われています。
- 上級者向け(どのOSでも): Ghostscript のワンライナーはきれいに圧縮できます。スキャン文書には
-dPDFSETTINGS=/ebookが一番のおすすめです。無料でスクリプト化できるので、まとめて処理するのにも向いています。
スキャンPDFが大きくなる理由: 1ページ1ページがフル解像度の写真のようなものだからです。画像を約150 dpiに落とす圧縮をかければ、画面で読む用途なら読みやすさを損なわずに、20 MBのスキャンが通常2〜4 MBまで縮みます。スキャナーの設定を自分で変えられるなら、600 dpiカラーではなく200 dpiグレースケールにすれば、そもそも問題が起きなくなります。
オンライン(機密性のないファイルなら可): iLovePDFやSmallpdfの無料プランで十分使えます。ただし1日の上限があること、そしてアップロードは共有と同じだということは覚えておいてください。顧客情報や機密文書は、必ずオフラインで処理してください。
圧縮してもメールに入らないほど大きい場合: 添付ではなくリンクを共有しましょう(Google Drive / OneDrive / Dropboxの無料プラン)。受信者は元の画質のファイルを受け取れますし、メールサーバーに弾かれることもありません。
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